Passer du suivi individuel au pilotage global sans changer les habitudes de l'équipe
Structure du secteur social
Projet client
Un système Excel automatisé qui transfère les données de chaque fiche de suivi vers un tableau central, actualise les enregistrements existants et alimente en temps réel les indicateurs de pilotage et le rapport annuel.
SITUATION DE DEPART
Une structure du secteur social utilisait une fiche informatisée distincte pour chaque nouveau suivi. Les professionnels créaient chaque fiche à partir d’un modèle, puis la complétaient et l’actualisaient au fil de l’accompagnement.
Pour obtenir une vision globale de l’activité et produire les statistiques nécessaires au rapport annuel, les informations de chaque fiche devaient ensuite être reprises manuellement dans un tableau central.
Cette ressaisie représentait plusieurs heures de travail, tout en augmentant les risques d’erreur, d’oubli, de doublon ou de décalage entre la fiche individuelle et les données consolidées.
PROBLEMES A RESOUDRE
Supprimer la ressaisie manuelle de chaque fiche dans le tableau central.
Préserver le fonctionnement déjà connu et maîtrisé par les professionnels.
Garantir que la modification d’une fiche actualise le bon enregistrement.
Éviter la création de doublons lors des mises à jour.
Sécuriser l’envoi des données avec des contrôles et des messages d’erreur.
Disposer d’indicateurs actualisés tout au long de l’année.
Faciliter la préparation des bilans et du rapport annuel.
Transformer les informations de suivi en données utiles pour le pilotage et les échanges avec les partenaires.
CONTRAINTES A RESPECTER
Continuer à travailler dans Excel, sans imposer un nouvel outil à l’équipe.
Conserver une fiche indépendante pour chaque suivi.
Permettre une utilisation simple par une dizaine de professionnels.
Identifier chaque suivi de manière fiable grâce à son numéro de fiche.
Prévoir des contrôles en cas d’information indispensable manquante.
Protéger la confidentialité des données suivies.
Produire des indicateurs suffisamment détaillés pour les besoins quotidiens comme pour le bilan annuel.
Faire évoluer la solution à partir des retours des professionnels afin qu’elle reste adaptée à leurs pratiques réelles.
SOLUTION CONÇUE
Chaque nouveau suivi débute par la création d’une fiche à partir d’un modèle Excel commun. Le professionnel renseigne et actualise cette fiche au fil de l’accompagnement, comme il le faisait déjà auparavant.
Un bouton intitulé « Envoyer les données vers le tableau central » déclenche ensuite le transfert automatique des informations utiles.
Le numéro de fiche sert d’identifiant unique. Lors du premier envoi, une nouvelle ligne est créée dans le tableau central. Si la fiche a déjà été transmise, le système retrouve l’enregistrement correspondant et le met à jour avec les dernières informations disponibles, sans créer de doublon.
Des contrôles empêchent l’envoi lorsqu’une donnée indispensable, comme le numéro de fiche, est absente et affichent un message explicite à l’utilisateur.
À partir du tableau central, les statistiques et le tableau de bord sont actualisés automatiquement. L’équipe peut ainsi consulter les indicateurs utiles au suivi quotidien, tandis que les données détaillées restent disponibles pour les analyses et le rapport de fin d’année.
Les interfaces présentées ont été reconstituées avec des données fictives afin de préserver la confidentialité du client et des personnes accompagnées.
CONCRETEMENT…
Les professionnels continuent à utiliser une fiche Excel familière, complétée au fil du suivi.
Lorsqu’une fiche a déjà été enregistrée, sa ligne est retrouvée et mise à jour automatiquement, sans créer de doublon.
Les données saisies au quotidien alimentent automatiquement les indicateurs utiles au pilotage et au rapport annuel.
CE QUE ÇA CHANGE AU QUOTIDIEN
Plusieurs heures de ressaisie évitées, les informations étant transférées directement depuis chaque fiche de suivi.
Des données plus fiables, puisque les statistiques reposent sur la fiche d’origine et non sur une seconde saisie manuelle.
Moins de risques de doublons ou d’écarts, grâce à la reconnaissance de chaque suivi par son numéro de fiche.
Des mises à jour beaucoup plus simples, une fiche modifiée venant actualiser automatiquement l’enregistrement déjà existant.
Des indicateurs disponibles tout au long de l’année, sans attendre la préparation du rapport annuel.
Une meilleure vision de l’activité, avec des données sur les profils accompagnés, les modalités de contact, les types de rendez-vous, les problématiques rencontrées ou les partenaires associés.
Un suivi quotidien plus réactif, notamment sur les rendez-vous manqués, les évolutions de l’activité ou les points nécessitant une vigilance particulière.
Des intuitions de terrain confirmées ou nuancées par les données, ce qui facilite les décisions de l’équipe.
Des échanges mieux étayés avec les partenaires, grâce à des indicateurs consolidés et immédiatement mobilisables.
Un rapport annuel plus facile à préparer, les statistiques étant alimentées progressivement tout au long de l’année.
Des habitudes de travail préservées, puisque les professionnels continuent à utiliser Excel et leurs fiches habituelles.
Une meilleure appropriation par l’équipe, grâce aux évolutions apportées à partir de leurs retours et de leurs besoins réels.
OUTILS ET SOLUTIONS UTILISEES
Configuration d’un modèle de fiche Excel · Structuration d’un tableau central · Développement d’une macro VBA · Création et mise à jour automatique des enregistrements par identifiant unique · Contrôles de saisie et messages d’erreur · Tableaux statistiques automatisés · Tableau de bord de pilotage · Documentation utilisateur · Accompagnement et amélioration continue à partir des retours terrain
LE RÔLE D'HELIA DIGITAL
Analyse du fonctionnement existant et des pratiques de l’équipe.
Identification des informations utiles au suivi et au pilotage.
Reconfiguration du modèle de fiche Excel.
Structuration du tableau central et des données consolidées.
Développement de la macro VBA de création et de mise à jour des enregistrements.
Mise en place du numéro de fiche comme identifiant unique.
Création des contrôles et messages d’erreur.
Conception des tableaux statistiques automatisés.
Création du tableau de bord opérationnel.
Tests du fonctionnement avec les différents cas d’usage.
Documentation de la solution.
Accompagnement des utilisateurs.
Ajustements et mises à jour à partir des retours du terrain.
Le numérique au service du bon sens.
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