Saisir les interventions sur le terrain pour faire le lien avec logiciel de facturation et suivre les chantiers sans ressaisie
BTP
Projet client
Une application web conçue pour permettre aux équipes de déclarer leurs interventions et leurs heures dès la sortie du chantier, tout en alimentant le suivi interne et le logiciel de facturation.
SITUATION DE DEPART
Dans cette petite entreprise de quatre à six personnes, les informations prises sur le terrain étaient consignées dans une application partagée ou sur papier.
Les notes devaient ensuite être reprises par les gérants pour préparer les devis, enregistrer les heures réalisées et suivre l’avancement des chantiers.
Cette organisation mobilisait beaucoup de temps, créait des ressaisies et faisait dépendre le suivi de la qualité et de la transmission des notes prises par chaque intervenant.
PROBLEMES A RESOUDRE
Réunir les informations saisies sur le terrain dans un même outil.
Éviter de recopier les notes des intervenants pour préparer les devis et mettre à jour les chantiers.
Permettre de déclarer facilement une intervention ponctuelle non prévue.
Retrouver un client existant ou le créer sans quitter le parcours.
Enregistrer les heures réalisées par chaque intervenant sur les chantiers en cours.
Disposer d’une vision claire des heures prévues et réellement effectuées.
Conserver l’historique des interventions, des commentaires et des heures déclarées.
Réserver les informations de pilotage aux personnes autorisées.
CONTRAINTES A RESPECTER
Concevoir une application pensée en priorité pour un usage sur téléphone.
Permettre une saisie rapide dès la fin d’une intervention ou d’une journée de chantier.
Rester proche des habitudes de travail existantes afin de faciliter l’adoption.
Faire communiquer l’application avec le logiciel de facturation déjà utilisé par l’entreprise.
Différencier les droits des salariés et des associés.
Sécuriser l’accès aux données de suivi.
Respecter les exigences liées aux données personnelles et au RGPD.
Maintenir une interface simple, adaptée à un usage quotidien sur le terrain.
SOLUTION CONÇUE
Chaque utilisateur se connecte à l’application avec son propre identifiant et accède uniquement aux fonctionnalités correspondant à son rôle.
Lorsqu’un intervenant réalise un dépannage ou une intervention non prévue, il peut retrouver directement le client dans le logiciel de facturation. Si le client n’existe pas encore, il peut le créer depuis le même parcours. Il renseigne ensuite les informations utiles sur l’intervention afin qu’un brouillon de devis soit préparé automatiquement dans le logiciel de facturation.
Pour un chantier en cours, l’intervenant sélectionne le chantier concerné, indique la date, les personnes présentes, le nombre d’heures réalisées et ajoute si nécessaire un commentaire. Plusieurs salariés peuvent être renseignés sur une même intervention.
Les associés disposent en complément d’interfaces de suivi leur permettant de rechercher les chantiers et les interventions, de filtrer les résultats, de consulter l’historique et de comparer les heures prévues aux heures effectivement réalisées.
L’information est ainsi enregistrée au moment où elle est encore disponible et précise : directement sur le terrain, par la personne qui vient de réaliser l’intervention.
Le nom du client et celui du logiciel de facturation ont été volontairement anonymisés. Les visuels présentés utilisent des données fictives ou neutralisées.
CONCRETEMENT…
Une interface mobile simple permet de déclarer une intervention ou des heures de chantier dès la fin du passage sur le terrain.
Les associés peuvent suivre l’avancement d’un chantier et comparer immédiatement les heures prévues aux heures déjà réalisées.
Chaque intervention conserve les informations utiles : chantier, date, salariés présents, durée et commentaires.
CE QUE ÇA CHANGE AU QUOTIDIEN
Moins de temps consacré à l’administratif, les informations saisies sur le terrain n’ayant plus à être reprises à partir de notes ou de messages.
Des brouillons de devis préparés plus rapidement, à partir des éléments renseignés pendant l’intervention.
Moins d’heures et d’interventions oubliées, grâce à une saisie possible dès la sortie du chantier.
Un suivi plus fiable des chantiers, avec une comparaison entre les heures prévues et les heures réellement effectuées.
Une préparation de la facturation facilitée, grâce à des informations structurées et associées au bon client.
Une vision actualisée de l’activité, sans attendre le regroupement et la ressaisie des notes de terrain.
Une traçabilité conservée, avec les dates, les intervenants, les durées et les commentaires associés à chaque intervention.
Des accès adaptés aux responsabilités de chacun, les associés disposant des interfaces de pilotage réservées.
Une adoption facilitée, grâce à une application mobile simple, conçue autour des habitudes réelles de l’équipe.
OUTILS ET SOLUTIONS UTILISEES
Application métier mobile développée avec Bubble · Authentification individuelle · Gestion des rôles salariés et associés · Déclaration des interventions ponctuelles · Saisie des heures de chantier · Recherche et création des clients · Création de brouillons de devis · Interfaces de suivi et de filtrage · Comparaison des heures prévues et réalisées · Connexion par API au logiciel de facturation déjà utilisé par l’entreprise · Gestion des droits d’accès · Mise en production · Documentation utilisateur et accompagnement à la prise en main
LE RÔLE D'HELIA DIGITAL
Analyse du fonctionnement existant et des besoins des équipes.
Identification des parcours prioritaires sur le terrain.
Conception d’une expérience adaptée à un usage mobile.
Création des rôles salariés et associés.
Conception et développement de l’application métier.
Connexion au logiciel de facturation existant.
Mise en place de la recherche et de la création de clients.
Création automatique des brouillons de devis.
Conception des interfaces de suivi des interventions et des chantiers.
Gestion des droits d’accès et sécurisation des données.
Tests des différents parcours utilisateurs.
Mise en production de l’application.
Création de la documentation utilisateur.
Accompagnement de l’équipe dans la prise en main de la solution.
Le numérique au service du bon sens.
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